Việc sử dụng số định danh cá nhân/CCCD thay cho mã số thuế cá nhân và mã số BHXH đang tạo ra sự thay đổi đáng kể trong công tác quản lý thông tin người lao động tại doanh nghiệp.
Từ ngày 01/07/2025, số định danh cá nhân của cá nhân được sử dụng thay cho mã số thuế.
Từ ngày 01/09/2025, số định danh cá nhân/CCCD được sử dụng thay thế mã số BHXH của người tham gia BHXH, BHYT.
Như vậy, số định danh cá nhân/CCCD đang trở thành thông tin định danh thống nhất của người lao động trong quá trình thực hiện nghĩa vụ thuế và tham gia BHXH.
Doanh nghiệp cần thực hiện những gì?
Để hạn chế tình trạng dữ liệu của người lao động không đồng nhất giữa cơ quan thuế, cơ quan BHXH và Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, doanh nghiệp nên chủ động:
1. Rà soát thông tin của toàn bộ người lao động
Đối chiếu các thông tin cơ bản, đặc biệt gồm:
- Họ và tên;
- Ngày, tháng, năm sinh;
- Số định danh cá nhân/CCCD;
- Mã số thuế cá nhân đã được cấp trước đây;
- Mã số BHXH đã được sử dụng trước đây.
2. Kiểm tra tình trạng đồng bộ mã số thuế cá nhân
Trường hợp thông tin đăng ký thuế đã khớp đúng với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, mã số thuế được cấp trước ngày 01/7/2025 được cơ quan thuế chuyển đổi sang số định danh cá nhân và không phát sinh thủ tục hành chính đối với người nộp thuế khi chuyển đổi.
Trường hợp thông tin chưa khớp, người nộp thuế cần thực hiện thủ tục thay đổi thông tin đăng ký thuế để bảo đảm thông tin khớp đúng với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.
3. Rà soát dữ liệu tham gia BHXH của người lao động
Từ ngày 01/9/2025, số định danh cá nhân/CCCD được sử dụng thay mã số BHXH. Vì vậy, doanh nghiệp cần kiểm tra dữ liệu của người lao động trên hệ thống BHXH và kịp thời thực hiện thủ tục điều chỉnh, cập nhật thông tin trong trường hợp dữ liệu chưa chính xác hoặc chưa đồng bộ.
4. Đặc biệt lưu ý trường hợp một người có nhiều mã số thuế hoặc thông tin không thống nhất
Doanh nghiệp cần rà soát các trường hợp người lao động từng được cấp nhiều mã số thuế, sai họ tên, ngày sinh hoặc thông tin CCCD để thực hiện điều chỉnh theo quy định trước khi kê khai, quyết toán thuế thu nhập cá nhân.
Lưu ý đối với doanh nghiệp
Việc sử dụng số định danh cá nhân thay mã số thuế không có nghĩa CCCD của người lao động trở thành mã số thuế của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp vẫn sử dụng mã số doanh nghiệp/mã số thuế của doanh nghiệp theo quy định. Sự thay đổi nêu trên chủ yếu liên quan đến việc định danh cá nhân, người lao động, người phụ thuộc, hộ gia đình, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh thuộc các trường hợp pháp luật quy định.
Khuyến nghị
Doanh nghiệp nên thực hiện một đợt rà soát tổng thể dữ liệu nhân sự – thuế TNCN – BHXH, đối chiếu số CCCD của từng người lao động và xử lý ngay các trường hợp có thông tin sai lệch.
Việc chuẩn hóa dữ liệu từ sớm sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế vướng mắc khi kê khai thuế TNCN, đăng ký người phụ thuộc, quyết toán thuế, báo tăng – giảm lao động và thực hiện các thủ tục BHXH, BHYT, BHTN.
Bài viết có tính chất tham khảo, phổ biến thông tin pháp luật mà không nhằm mục đích cung cấp các tư vấn pháp lý. Nếu quý khách có nhu cầu tư vấn, hướng dẫn chi tiết về các quy định pháp luật, xin vui lòng liên hệ Công ty Luật TNHH MTV Việt Phúc qua số 0918.60.60.66 hoặc gửi email tư vấn đến info@vplaw.vn; việc áp dụng đối với từng trường hợp cụ thể cần được xem xét trên cơ sở hồ sơ và quy định pháp luật có liên quan.
